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Autosignatur - E-Mail Corporate Identity ... Ein Produkt der DHT
Automatische, einheitliche Unterschrift für E-Mail-Nachrichten
Das meist genutzte Kommunikationsmedium im Geschäftsumfeld neben dem Telefon ist der
Informationsaustausch über E-Mail. In einigen Unternehmensbereichen und
bei hohem Mailaufkommen ist als einzige Identifizierung des Verfassers die
Angabe des Namens innerhalb der Absenderangaben und der Name als Abschluss
in der Grußformel nicht ausreichend. Viele Firmen gehen dazu über, einen
Verweis (Signatur) auf das zugehörige Unternehmen mit z.B. der
Telefonnummer und ihrer Internetadresse anzufügen.
Die mögliche Vielfalt solcher selbst erstellter Signaturen durch Mitarbeiter oder vom "Kollegen"
kopierter Signatur ist dementsprechend innerhalb eines Unternehmens
beliebig groß.
Um einen Unternehmensstandard und somit ein Informationsbranding für größere
Unternehmen einführen zu können, ist das Thema diesem Produkt entstanden.
Sie brauchen den Abschluss (Signatur, Grußformel) für Ihre Firmen-E-Mails nie
mehr neu selbst zu erstellen oder zu kopieren und sich fragen, ob Ihre Signatur
mit den Vorgaben Ihres Unternehmens konform ist. AutoSignatur ermöglicht
Ihnen, eine einmal definierte Signatur für jeden Mitarbeiter einheitlich
bereitzustellen.
In der Autosignatur Applikation können Sie einen Text eingeben, der etwa eine
Grußformel sowie Angaben zur Person wie Name, Adresse(n), Rufnummern oder
einen Verweis auf eine Homepage im Internet enthält. Nicht einmal auf das
Einfügen von Grafiken müssen Sie bei der Autosignatur verzichten. Hierbei
werden vollkommen automatisiert die Daten eines Benutzers aus einer
Datenbank ausgelesen und in eine von Ihnen definierte Signatur eingetragen
und versendet.
Eine mögliche SIgnatur könnte wie folgt aussehen:
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
__________________________________________
AutoSignatur KG
Musterstraße 123
12345 Musterhausen
Telefon: +49 11 123-456
Telefax: +49 11 123-457
E-Mail: Max.Mustermann@AutoSignatur.de
Internet: http://www.AutoSignatur.de
__________________________________________
Gerichtsstand: Musterhausen
Handelsregister-Nr.: AB XXXX
Umsatzsteuernummer: DE XX XX XXXXXX
Aufsichtsratsvorsitz: Max Mannmuster
Geschäftsführer: Muster Maxmann
Funktionsweise
Ein Benutzer sendet eine E-Mail an ein für die Signatur definiertes Postfach
(z.B. signatur@Ihr-Unternehmen.de). Die Applikation AutoSignatur prüft
dieses Postfach auf neu eingegangene Nachrichten. Anhand der
Absenderinformationen der E-Mail in dem Postfach wird eine
Datenbankabfrage gestartet. Hierbei ist es unabhängig, ob die Daten aus
einem Microsoft Active Directory, einer Excel-Tabelle, einer SQL-Datenbank
oder ähnlichem gewonnen werden. Die aus der Datenbank erstellten
Informationen werden in eine durch den Administrator vorgegebene
Signatur-Maske automatisiert eingetragen und an den Absender (den
Benutzer) zurückgesendet. Reine Textsignaturen sind hierbei ebenso
möglich, wie HTML-basierte, mit denen bei Bedarf unterschiedliche
Schriftformate und Farben realisiert werden können.
Um eine hohe Flexibilität zu erreichen wurde die Software bedinungsfreundlich und
offen gestaltet. Ein Benutzer kann die vordefinierte Signatur manuell in
seine E-Mail-Applikation eintragen oder über ein vom Administrator
bereitgestelltes Script einpflegen. Scripte, Bedienungsanleitungen und
ähnliches können hierbei als Anhang an die Signatur gesendet werden.
Als E-Mail-Server kann nahezu jeder gängige Server eingesetzt werden, der ein
Postfach für die Anwendung bereit hält. Die Applikationsstruktur und die
realisierten Funktionalitäten ermöglicht eine Unabhängigkeit der
generierten Signatur zur eingesetzten E-Mailapplikation im Client- und
Serverbereich.
Alternativ zur E-Mail-Anfrage, kann bei Microsoft E-Mail-Clients, ein DH-T-Script
verwendet werden. Das Script stellt anhand des Benutzernamens automatisch
eine HTTP-Anfrage an den AutoSignatur-Server. Der AutoSignatur-Server
generiert, wie bei der E-Mail-Lösung, eine Signatur für den Benutzer. Die
erstellte Signatur kann dann, über das Script, automatisiert in den
E-Mail-Client des Benutzers eingetragen werden. Dieser Vorgang kann für
den Benutzer ohne interaktion erfolgen.
Installieren Sie unsere Demoversion und testen Sie selbst, wie einfach und
komfortabel die Verwendung einer automatisch generierten Signatur
funktioniert.
Downloads zum Thema Autosignatur:
1) Autosignatur Demoversion
2) Kurzanleitung
3) Anleitung
4) Produktbeschreibung
5) Lizenzvereinbarung
6) FAQ
7) Preise
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